Automatização de processos: investimento ou despesa?
*Ursula Lisboa de Miranda Tenereli
O setor de tecnologia tem se expandido cada vez mais no país. Segundo pesquisa realizada pela Gartner, em 2017 o mercado de tecnologia deve crescer até 2,5%, comparado a 2016. Para empresas que buscam, além de inovação, recursos que facilitem a administração, as ferramentas tecnológicas são grandes aliadas e geram resultados rapidamente.
Essa tecnologia pode ser adaptada a diversos segmentos, de acordo com as necessidades das empresas. Na administração pública, por exemplo, alguns sistemas são desenvolvidos exclusivamente para a área de Recursos Humanos, o que possibilita mais agilidade no atendimento aos servidores e maior rendimento não só para os profissionais de RH, mas para a instituição como um todo.
Cálculos de folha de pagamento, período aquisitivo de licença prêmio, período de afastamento e controle de férias são exemplos de demandas atendidas pelo RH. Cada processo engloba uma gama enorme de decretos, leis, regras e peculiaridades e, a cada nova gestão, vários desses processos estão sujeitos a sofrerem alterações e reformulações, sem que deixem de ser sistematicamente seguidos.
Muitas vezes, essas mudanças prejudicam o órgão público e, sem essa automatização, poderiam até inviabilizar seu funcionamento. Com processos tão complexos, é praticamente inimaginável controlá-los e executá-los sem o apoio de um sistema informatizado. Além dos cálculos de folha de pagamento, processos como o remanejamento de profissionais das áreas da saúde e educação e progressão de servidores levariam dias ou até semanas para serem realizados manualmente. A automatização permite ao profissional de RH realizar todos esses trâmites em poucos minutos.
As prefeituras de Vitória (ES), Teresina (PI) e Curitiba (PR) utilizam as soluções de RH desenvolvidas pelo Instituto das Cidades Inteligentes (ICI) para obter maior controle de processos e redução de custos para as instituições.
A automatização permite também total integração entre os diversos serviços da gestão de recursos humanos, órgãos e sistemas utilizados na administração municipal ou convênios externos. Por meio de relatórios, consultas, estatísticas e business intelligence, é possível fornecer dados precisos e seguros aos gestores e a órgãos como Tribunal de Contas, Ministério do Trabalho e Receita Federal, tudo de forma ágil.
Seja na área de Recursos Humanos ou em qualquer outra, nota-se que a tecnologia está se tornando essencial para suprir as carências das empresas e, principalmente, da administração pública. Sistemas de TI permitem que as prefeituras provisionem gastos futuros a partir de um planejamento orçamentário, gerando economia de tempo e dinheiro. Traçando um planejamento que mostre qual a melhor ferramenta a ser utilizada, a gestão administrativa e financeira se torna muito mais simples, fácil e objetiva.
* Ursula Lisboa de Miranda Tenereli, coordenadora de Sistemas de Recursos Humanos do Instituto das Cidades Inteligentes (ICI).